Sekretar është dikush që organizon orarin për drejtuesit dhe i ndihmon ata duke kryer një sërë detyrash administrative.
Drejtuesit duhet të jenë profesionistë, me menaxhim të shkëlqyeshëm të kohës dhe aftësi të shumta. Duke qenë të zellshëm dhe efikas në punën e tyre, drejtuesit mund të përqendrohen në përgjegjësitë e tyre menaxheriale, pa u shqetësuar për detyrat e tjera.
Objektivi është të kontribuojë në efikasitetin e punës së përgjithshme duke siguruar që të gjitha detyrat administrative të kryhen, në një kohë dhe në mënyrë efikase.
Përgjegjësitë
• Mbani agjendën ekzekutive dhe ndihmoni në planifikimin e emërimeve, mbledhjeve të bordit dhe konferencave.
• Pjesëmarrja në takime.
• Trajtimi dhe vendosja e përparësive të të gjitha korrespondencave dalëse dhe hyrëse (e-mail, letra, pako, etj.).
• Bëni aranzhime udhëtimi për drejtuesit.
• Trajtimi i dokumenteve konfidenciale për tu siguruar që ato të mbesin të sigurta.
• Përgatitja e faturave ose pasqyrave financiare dhe ofrimi i ndihmës për mbajtjen e kontabilitetit.
• Monitoroni furnizimet për zyre dhe negocioni kushtet me furnitorët për të siguruar porositë më me kosto efektive.
• Mbani shënime elektronike dhe letre për të siguruar që informacioni është i organizuar dhe i arritshëm.
• Kryeni kërkime dhe përgatitni prezantime ose raporte siç specifikohet.
• Organizimi dhe caktimi i takimeve dhe takimeve.
• Mirëmbani listat e kontakteve.
• Prodhimi dhe shpërndarja e shënimeve të korrespondencës, letrave, fakseve dhe formularëve.
• Ndihmoni në përgatitjen e raporteve të planifikuara, rregullisht.
• Zhvillimi dhe mirëmbajtja e sistemit të skedarëve.
• Kërkoni pajisje për zyre.
• Rezervoni rregullimet e udhëtimit./
